بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی ریلی یکی از کاربردی ترین روش ها می‌باشد، البته میتوان گفت تمامی ارگانهای دولتی و خصوصی نظیر بانک ها، شرکت ها و سازمان ها دارای اسناد و مدارک بسیاری هستند که به دلیل مسایل مختلف باید از آن ها محافظت شود و میتوان گفت اسناد و مدارک هر سازمانی از اهمیت بالایی برخوردار است و به جهت نگهداری از این اسنادها باید آن ها را در کمدها و قفسه های مخصوصی قرار دهند تا در مدت زمان طولانی بتوانند از اسناد و مدارک خود نگهداری کنند، البته میتوان گفت یکی از بهترین انتخاب در نگهداری اسناد و مدارک قفسه های بایگانی ریلی است.